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Technische Dokumentation

Datenfluss

Technische Architektur und Datenwege: Eingabe, API, KI-Verarbeitung, optionale Webrecherche und getrennte Speicherbereiche – mit Datenarten und Regionen je Schritt.

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Ihre Eingabe gelangt über HTTPS aus dem Browser in die Anwendung. Cloudflare Workers nehmen den Auftrag entgegen; Workflows koordinieren das Auslesen, die Recherche und die Erstellung des Ergebnisses. Das AI Gateway stellt die Anbindung an die KI-Dienste bereit. Anmeldung, Unternehmenszuordnung und Berechtigungsprüfung gehören zur Anwendungsschicht.

Die Modellverarbeitung und die Speicherung sind getrennte Aufgaben. OpenAI verarbeitet die Modellanfragen in der EU. Strukturierte Daten liegen bei PlanetScale auf AWS in Frankfurt am Main; Originaldateien und Berichte werden in Cloudflare R2 mit EU-Jurisdiktion gespeichert. Die Cloudflare-Anwendungsschicht ist ein Netzwerkdienst und wird nicht mit einem einzelnen Datenbankstandort gleichgesetzt.

Verarbeitungsarchitektur
  1. Kundenportal / Browser
    HTTPS · Produkttext, Dateien, Bilder und URLs
  2. Cloudflare · Steuerung
    Workers / Workflows · AI Gateway · Auftragssteuerung im Cloudflare-Netz

Getrennte Modell- und Speicherzweige

  • OpenAI · GPT-6
    Auslesen, Einreihung und Plausibilisierung
    Ort
    EU
    Daten
    Beim Auslesen auch vollständige Uploads
  • Google · Gemini / Suche
    Optionaler VerarbeitungszweigAllgemeine Online-Suche in öffentlichen Produktquellen
    Ort
    EU
    Daten
    Suchbegriffe und bis zu 2.000 Zeichen Produktangaben
  • PlanetScale · PostgreSQL
    Konten, Aufträge, Merkmale und Ergebnisse
    Ort
    Frankfurt am Main · AWS
  • Cloudflare · R2
    Originaldateien und PDF-Nachweise
    Ort
    EU-Jurisdiktion

Die Anwendung steuert getrennte Modell- und Speicherzweige. Die Anordnung stellt keine Weitergabe von OpenAI an Google oder von einem Speicher an den anderen dar.

Beim ersten Auslesen können vollständige hochgeladene Dokumente und Bilder an OpenAI übertragen werden, wenn das Format oder der Inhalt dies erfordert. Die Verarbeitung beschränkt sich hier also nicht grundsätzlich auf einen zuvor lokal gewonnenen Textauszug. Das ermöglicht, Tabellen, technische Zeichnungen, Abbildungen und die Zuordnung mehrerer Rechnungspositionen zu berücksichtigen.

Aus den Unterlagen entstehen strukturierte Produktmerkmale, etwa Funktion, Werkstoff, Bauart und Verwendungszweck. Für die anschließende Ermittlung und Plausibilisierung der Zolltarifnummer arbeitet die KI mit diesen Merkmalen und dem benötigten amtlichen Referenzmaterial. Die Software prüft die gelieferten Nummern und Quellen und bereitet die Begründung für Ihren Nachweis auf.

Datenumfang je Verarbeitungsstufe
  • 1 · Auslesen
    Vollständige Dateien können für Tabellen, Bilder und Produktzuordnung erforderlich sein.
    Ort
    OpenAI · EU
    Daten
    Dokumente, Bilder und Produktangaben
  • 2 · Ermitteln und plausibilisieren
    Aufbereitete Merkmale werden mit amtlichem Referenzmaterial abgeglichen.
    Ort
    OpenAI · EU
    Daten
    Produktmerkmale und relevante Fundstellen
  • 3 · Webrecherche
    Optionaler VerarbeitungszweigEigenständiger, bedarfsabhängiger Suchaufruf; keine vollständigen Originaldateien.
    Ort
    Google · EU
    Daten
    Suchbegriffe und begrenzter Produktauszug

Vollständiger Upload beim Auslesen und begrenzter Rechercheauszug sind unterschiedliche Datenwege. Die Webrecherche findet nur statt, wenn sie benötigt wird.

Die Webrecherche ist eine allgemeine Online-Suche nach öffentlich zugänglichen Produktinformationen, etwa Herstellerangaben, technischen Datenblättern und Produktseiten. Sie wird ergänzend eingesetzt, wenn für die Einreihung weitere Merkmale oder belastbare Quellen benötigt werden. Die gefundenen Angaben werden mit Quellenbezug in die fachliche Recherche einbezogen.

Google erhält dafür Suchbegriffe und ausgewählte, für die Recherche erforderliche Produktangaben von bis zu 2.000 Zeichen. Vollständige Originaldateien, hochgeladene Bilder sowie Rechnungs-, Konto- und Zahlungsdaten werden über diesen Suchweg nicht übermittelt. Die Verarbeitung erfolgt in der EU. Für Rechercheanfragen und -ergebnisse gilt eine getrennte Aufbewahrung von höchstens 30 Tagen; dieser optionale Suchweg fällt nicht unter die ZDR-Regelung der OpenAI-Verarbeitung.

Die OpenAI-Anbindung verwendet das Cloudflare AI Gateway mit aktiviertem Zero-Data-Retention-Routing. ZDR betrifft die Aufbewahrung der Anfrage- und Antwortinhalte beim Modellanbieter nach der Verarbeitung. Die produktiven Gateway-Protokolle enthalten technische Metadaten wie Laufzeiten, Tokenmengen und Kosten, ohne Anfrage- und Antwortinhalte.

Davon unabhängig speichern wir Ihre Aufträge, aufbereiteten Produktdaten, Ergebnisse und Nachweise für die Nutzung im Portal. Ein gespeicherter Suchverlauf ist deshalb mit ZDR vereinbar. Die optionale Google-Webrecherche hat eine eigene Aufbewahrung von höchstens 30 Tagen. Diese drei Speicherzwecke werden im Speicher- und Löschkonzept getrennt behandelt.

Drei voneinander getrennte Speicherzwecke
  • Modellverarbeitung
    OpenAI-Anbindung über das AI Gateway mit ZDR-Routing.
    Ort
    EU
  • Webrecherche
    Höchstens 30 Tage dienstspezifische Aufbewahrung; kein ZDR.
    Ort
    EU
  • Ihr Suchverlauf
    Aufträge und Nachweise für die von Ihnen beauftragte Nutzung.
    Ort
    PlanetScale Frankfurt / R2 EU

Die drei Bereiche beschreiben parallele Zwecke und keine Verarbeitungskette. Die Löschung des Suchverlaufs verkürzt die gesonderte Aufbewahrungsfrist für bereits übermittelte Rechercheanfragen und -ergebnisse nicht.

Benötigt werden die fachlichen Merkmale des Produkts. Entfernen Sie aus Unterlagen nach Möglichkeit personenbezogene Angaben und Informationen, die für die Einreihung nicht erforderlich sind. Preislisten, Personalunterlagen und zusätzliche Geschäftsgeheimnisse sind kein notwendiger Bestandteil einer Produktbeschreibung.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Artikel 9 DSGVO, Daten nach Artikel 10 DSGVO, Zugangsdaten und API-Schlüssel gehören nicht in die Eingabe. Für abweichende Datenarten oder besondere Schutzanforderungen ist vor einer Übermittlung eine gesonderte Vereinbarung erforderlich.