Speicherung & Löschung

Speicherdauer während der Nutzung

Eingaben, Originaldateien, extrahierte Produktmerkmale, Einreihungsergebnisse und Nachweise bleiben für die von Ihnen beauftragte Nutzung im Portal verfügbar. Es gibt für diese Arbeitsdaten keine pauschale automatische Löschung nach 30 Tagen: Sie bilden Ihren Suchverlauf und die Dokumentation der Einreihung.

Sie können die vorgesehene Dateilöschung im Portal verwenden oder die Löschung weiterer Bestände per E-Mail an datenschutz@zolltarifnummer.com beauftragen. Wir prüfen die Unternehmenszuordnung und die Berechtigung, grenzen die betroffenen Bestände ab und bearbeiten die Weisung. Eine Löschung darf keine Daten anderer Unternehmen erfassen.

Datenklasse	Ablage / Verarbeitung	Aufbewahrung und Löschung
Konto- und Unternehmensdaten	PlanetScale Frankfurt / Kontoverwaltung	Nach Schließung des Unternehmenskontos unverzüglich löschen; getrennte Pflichtnachweise ausnehmen. Personenbezogene Zugänge anderer fortbestehender Unternehmenszuordnungen bleiben unberührt.
Eingaben und Originaldateien	PlanetScale Frankfurt / Cloudflare R2 EU	Für die beauftragte Nutzung; aktive Löschung nach berechtigter Weisung oder Vertragsende unverzüglich.
Extrahierte Merkmale, Ergebnisse und Inhaltsverlauf	PlanetScale Frankfurt / Cloudflare R2 EU	Wie die zugehörigen aktiven Aufträge; ein gewünschter Export erfolgt vor der Löschung.
OpenAI-Anfrage und Antwort	OpenAI EU über Cloudflare AI Gateway	ZDR-Routing für die Modellverarbeitung; produktive Gateway-Protokolle ohne Anfrage- und Antwortinhalte.
Google-Webrecherche	Google-Suche / EU, nur bei Bedarf	Höchstens 30 Tage für den Rechercheweg; die Löschung im Portal verkürzt die gesonderte Aufbewahrungsfrist für bereits übermittelte Rechercheanfragen und -ergebnisse nicht.
Technische Diagnoseprotokolle	Betrieb / Gateway, ohne Anfrage- und Antwortinhalte	Höchstens 30 Tage für die operative Diagnose; getrennte gesetzliche Abrechnungsnachweise bleiben vorbehalten.
Personenbezogene Sicherungsstände	Getrennter Sicherungsbereich / EU	Höchstens 35 Tage je Stand; keine neuen Kopien gelöschter aktiver Inhalte.
Gesetzliche Pflichtnachweise	Gesonderte Abrechnungs- und Vertragsablage	Nur für den jeweiligen Aufbewahrungszweck bis zum Ende der maßgeblichen Pflicht.

Datenrückgabe und Export bei Vertragsende

Für die fachliche Weiterverwendung stehen PDF-, CSV- und Excel-Exporte zur Verfügung. Ein vollständiger Rückgabeauftrag umfasst Ihre Texte und Originaldateien, den Produktstamm, Aufträge und Suchverläufe, Ergebnisse, Begründungen und Nachweise sowie die zugehörigen kundenbezogenen Metadaten. Strukturierte Daten werden in gängigen maschinenlesbaren Formaten wie CSV oder JSON und Dateien im vorhandenen Format bereitgestellt. Ein PDF allein ersetzt keinen maschinenlesbaren Export.

Sie können einen Export, einen Anbieterwechsel, die Übertragung auf Ihre eigene IT oder die Löschung per E-Mail an datenschutz@zolltarifnummer.com beauftragen. Wir prüfen die Berechtigung und stimmen Umfang, Empfänger und einen geschützten Übertragungsweg ab. Für den Wechsel ist eine offene Schnittstelle mit der erforderlichen Dokumentation bereitzustellen. Interne Software, systemseitige KI-Grundanweisungen und Zugangsschlüssel gehören nicht zum Kundendatenexport.

Die Ankündigungs- oder Kündigungsfrist vor einem Wechsel beträgt höchstens zwei Monate; kürzere vereinbarte Fristen bleiben erhalten. Der anschließende Übergangszeitraum beträgt grundsätzlich höchstens 30 Kalendertage. Eine technisch notwendige Verlängerung muss binnen 14 Arbeitstagen nach der Anfrage begründet und mit einem alternativen Übergangszeitraum von höchstens sieben Monaten benannt werden. Sie können den Übergangszeitraum einmalig angemessen verlängern. Nach dessen Ende bleiben die exportierbaren Daten noch mindestens 30 Kalendertage zum geschützten Abruf verfügbar; anschließend werden die aktiven Kopien gelöscht. Eine ausdrücklich gewünschte frühere Löschung beendet den Abruf dieser Daten.

Für die beschriebenen Exporte und den Wechsel berechnen wir keine zusätzlichen Wechsel-, Schnittstellen- oder Übertragungsentgelte. Tatsächlich genutzte Leistungen werden nach der bestehenden Preisvereinbarung abgerechnet. Der AVV und die Schutzpflichten gelten bis zur Rückgabe beziehungsweise Löschung fort. Die Einzelheiten stehen in § 11 der AGB und § 6 des AVV; dessen Prüfvorlage ist in der Informationsmappe enthalten.

Löschung von Sicherungskopien

Personenbezogene Sicherungskopien haben eine maximale Aufbewahrung von 35 Tagen je Sicherungsstand. Sie dienen ausschließlich der Wiederherstellung und werden nicht als zusätzlicher Suchverlauf oder für neue fachliche Auswertungen genutzt. Nach Löschung der aktiven Bestände entstehen keine neuen Sicherungen dieser gelöschten Inhalte. Bestehende Kopien laufen innerhalb ihrer verbleibenden Frist aus und werden gelöscht oder überschrieben.

Die aktive Löschung und das Auslaufen einer historischen Sicherung sind daher zwei unterschiedliche Zeitpunkte. Nach Abschluss der aktiven Löschung verbleiben Sicherungskopien höchstens noch 35 Tage. Wird ein älterer Stand zur Wiederherstellung verwendet, werden zwischenzeitliche Löschweisungen vor der erneuten Nutzung berücksichtigt. Längere Archive sind auf öffentliche Referenzdaten oder gesondert gesetzlich aufzubewahrende Unterlagen begrenzt.

Was eine Löschung bei Dienstleistern bewirkt

Die Löschweisung erfasst die von BotPoint kontrollierten aktiven Datenbestände und ihre Speicherung bei den beauftragten Infrastruktur-Dienstleistern. Sicherungen folgen dem beschriebenen Auslauf. Eine Löschung im Portal bedeutet jedoch nicht, dass jede dienstspezifische Aufbewahrung bei sämtlichen Empfängern im selben Moment endet.

Für die OpenAI-Anbindung gilt das dokumentierte ZDR-Routing. Für die optionale Google-Webrecherche gilt eine gesonderte Aufbewahrung von höchstens 30 Tagen. Die Löschung im Portal verkürzt die gesonderte Aufbewahrungsfrist für bereits übermittelte Rechercheanfragen und -ergebnisse nicht. Zahlungs-, Rechnungs- und Kommunikationsdienste haben eigene Zwecke, Rollen und gegebenenfalls gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Wir unterscheiden diese Fälle bei der Bearbeitung einer konkreten Anfrage.

Datenstrukturen und Formate der Rückgabe

Das folgende Verzeichnis beschreibt den vereinbarten Rückgabeumfang. Es unterscheidet strukturierte Datensätze, Originaldateien und lesbare Nachweise. Verknüpfungen zwischen Produkt, Auftrag, Ergebnis und Datei werden anhand der jeweiligen Kennungen mitgeliefert, soweit sie zum Kundendatenbestand gehören.

Mit der Rückgabe werden die konkreten Feldbezeichnungen, Datentypen, Verknüpfungen und verwendeten Formate dokumentiert. Personenbezogene Angaben anderer Unternehmen und interne Zugangsschlüssel sind ausgeschlossen. Ein Import in ein beliebiges Fremdsystem oder die Übernahme unserer internen Anwendung wird damit nicht zugesagt.

• Produktstamm und Merkmale: CSV oder JSON; Produktkennung, kundenseitige Artikelnummer, Produktbeschreibung, aufbereitete Merkmale und zugehörige Zuordnungen, soweit gespeichert.
• Aufträge, Suchverlauf und Ergebnisse: CSV oder JSON; Vorgangs- und Produktkennung, Zeitpunkte, Eingaben, Einreihungsvorschläge, Begründungen, Referenzen und kundenbezogene Metadaten, soweit gespeichert.
• Dokumente und Bilder: die gespeicherten Originaldateien im vorhandenen Dateiformat, mit Dateiname und Zuordnung zum jeweiligen Produkt oder Auftrag.
• Nachweise: die gespeicherten PDF-Berichte; strukturierte Ergebnisdaten werden zusätzlich in einem maschinenlesbaren Format bereitgestellt.
• Zuordnungsbeschreibung: Feld- und Formatverzeichnis für die gelieferten Datensätze sowie Beschreibung der verfügbaren offenen Übergabeschnittstelle.

Gesetzliche Aufbewahrung und technische Betriebsdaten

Rechnungs-, Zahlungs- und Vertragsnachweise werden nur im Umfang der jeweiligen gesetzlichen oder vertraglichen Nachweispflicht aufbewahrt. Die Daten werden für diesen Zweck getrennt von den aktiven Produktunterlagen behandelt und nach Ablauf der maßgeblichen Frist gelöscht. Eine Aufbewahrungspflicht für Rechnungen macht aus allen hochgeladenen Dateien keine aufbewahrungspflichtigen Unterlagen.

Technische Diagnoseprotokolle ohne Anfrage- und Antwortinhalte werden für die operative Fehlerdiagnose höchstens 30 Tage vorgehalten. Gesonderte Abrechnungs- und gesetzliche Nachweisdaten werden nach ihrem eigenen Zweck behandelt. Produktive AI-Gateway-Protokolle enthalten keine Anfrage- oder Antwortinhalte. Soweit Daten einem anderen dokumentierten Zweck oder einer gesetzlichen Pflicht unterliegen, wird das bei der Löschbearbeitung gesondert ausgewiesen.